O IULCOME é uma iniciativa anual do ISCTE - Instituto Universitáio de Lisboa para integração dos novos alunos na Universidade, distinguindo-se pela sua dimensão, envolvimento de todos os cursos e contando também com a parceria de diversas entidades externas.

Dada a sua potencialidade, mas também devido à enorme complexidade logística, fomos contactados desde a terceira edição para desenvolver uma solução multiplataforma integradora de um grande conjunto de módulos para interação direta com participantes e membros da organização. Ao longo de 3 edições tivemos a oportunidade de fazer evoluir a solução, acompanhando o crescimento do evento.

Sem entrar em grande detalhes, gostaríamos de falar um pouco sobre a iniciativa e como os desenvolvimentos puderam contribuir para a mesma.

Desafio.

A iniciativa do ISCTE convida os participantes a elaborar uma solução para problemas concretos da sociedade nos temas (i) Planeta e (ii) Pessoas. Para tal, os participantes eram agrupados em equipas de 4 ou 5 elementos e acompanhados por um estudante da instituição (mentor).

Participantes
Mentor

Em edições prévias do evento, as equipas verificavam-se ser muito irregulares em número de participantes, uma vez que antes do evento era impossível saber exatamente que estudantes iriam participar. Coloca-se assim o principal desafio:

Como garantir equipas completas com participantes de cursos diferentes apenas com informação em tempo real?

Foi com essa necessidade em mente que foi criada a primeira versão da solução, capaz de preencher as equipas à medida que os participantes iam chegando e atribuindo mentores novos sempre que necessário. Todas as equipas ficariam completas, mesmo garantindo que todos os participantes eram de cursos diferentes e que nenhum era posto de parte.

Ao longo das duas edições seguintes do evento, foram sendo adicionadas novas funcionalidades, para facilitar a logística do evento, poupar recursos e motivar a participação dos novos estudantes (por exemplo, introduzindo a app de gamification). A informação apresentada de seguida corresponde ao produto final utilizado na terceira edição do evento, em 2018.

Funcionalidades.

Gestão de equipas

Integração com a plataforma de gestão de estudantes da instituição e criação de equipas no momento de check-in.

Controlo de presenças

Check-in diário através da leitura de cartões de estudante (para participantes e staff).

Senhas de almoço digitais

Marcação de almoço através de cartão de estudante. Contabilização independente de almoços por cada posto de refeição.

Gamification

App mobile para os participantes. Pontuações mediante presenças e respostas a desafios.

Gestão do Desafio

Formulários para preenchimento pelo júri. Cálculo automático de apurados para a final e de vencedores.

Solução multiplataforma.

Backoffice de gestão

A partir do backoffice é possível gerir todos os intervenientes no evento, equipas, deslocações ao local de voluntariado, respostas aos formulários, sessões, postos do peddy paper, etc.

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App de Gamification

Através da app os participantes têm toda a informação relativa ao evento num só local: pontos, equipa, mentor, local de voluntariado, mapa do campus, etc.

É também nesta aplicação que poderão validar presenças e responder a questionários para ganhar pontos.

Marcação de almoços

Aplicação dedicada à leitura dos cartões dos participantes e mentores para marcação da senha de almoço
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Validação de senhas de almoço

Módulo dedicado para os concessionários validação dos almoços vendidos em cada dia.

Chamada de mentores

Aplicação para projeção de mentores recentemente alocados a equipas, com indicação do respetivo tema e local de encontro com a equipa recém-criada.

Pontuações em tempo real

Módulo para apresentação de pontuações em tempo real integrado no sistema de signage da instituição, sendo apresentado ao lado das notícias e conteúdos habituais.

Solução tecnológica.

Para suportar as funcionalidades necessárias, foram desenvolvidos diversos módulos, cada um utilizando a tecnologia apropriada, sendo dado foco às tecnologias de desenvolvimento mais modernas.

O ReactJS, por exemplo, permitiu o desenvolvimento rápido de uma aplicação mobile que não necessita de instalação para utilização, podendo ser acedida diretamente através do navegador do dispositivo.

A framework lumen permitiu o desenvolvimento rápido e organizado do backend da aplicação e de alguns dos módulos. Já facilita por defeito a interação de forma segura com a base de dados e o controlo de acessos a endpoints, entre outros.

Impacto da solução.

Este projeto foi um grande desafio no qual tivemos um enorme gosto em participar. As várias edições em que fomos convidados para colaborar deram-nos oportunidade de fazer crescer a solução, inovando-a cada vez mais através do feedback recebido e das novas necessidades de cada edição.

Gostaríamos de agradecer à instituição que nos convidou e aos serviços da mesma com quem tivemos a oportunidade de interagir durante as várias edições do evento, que nos deram liberdade e nos desafiaram a fazer algo que nunca antes tínhamos feito. Todas as interações foram de uma qualidade imensurável, havendo sempre um ambiente confortável e propício à criatividade de todas as partes.

Aguardamos ansiosamente pela oportunidade de implementar uma solução deste tipo num outro evento, que terá certamente outros desafios.

A AppX revelou criatividade e a maior capacidade de adaptação e de problem solving.

Vanda Simões

Serviços de gestão de ensino do ISCTE-IUL

A disponibilidade e o profissionalismo da AppX foram inestimáveis na construção e no acompanhamento do projeto IULCOME 2018. A atividade propunha uma complexa gestão de pessoas – desde o check-in, à atribuição in loco de uma equipa; uma complexa gestão de atividades – todas elas gamificadas e todas elas em espaços específicos; e uma complexa gestão de pontuações – decorrida da prestação individual e de equipa em cada atividade, e da especificamente atribuída, numa sessão final, pelo público e pelo júri. Ao desafio inicial, e aos obstáculos encontrados antes e durante a atividade, a AppX revelou criatividade e a maior capacidade de adaptação e de problem solving.

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