O Corpo Nacional de Escutas (CNE) é a maior organização de juventude em Portugal, com cerca de 72 mil associados. Conta já com 90 anos de história e é uma associação sem fins lucrativos, destinada à formação integral de jovens e no voluntariado dos seus membros.
Para formar os seus dirigentes, o CNE desenvolveu uma metodologia de formação complexa, com diversas fases, intervenção de diferentes utilizadores e com participações obrigatórias em formações que ocorrem em todo o País.
Desafio.
Antes da transformação digital, todo o percurso de formação era gerido manualmente através de documentação física. Este método era descentralizado, complexo, altamente propício a erro humano, perdas de informação e permitia incoerências entre as diferentes regiões do País.
Perto do limite do que era possível gerir com o método manual e com o objetivo de centralizar a informação, aproximar as regiões e manter um registo histórico de todas as atividades, surgiu a necessidade de uma plataforma completa de suporte a todo o percurso de formação. Por esta razão, o CNE entrou em contacto com a AppX e ao longo de diversas reuniões houve a oportunidade de criar uma especificação funcional da plataforma que foi desenvolvida.
Sendo uma plataforma destinada a múltiplos tipos de utilizadores de várias faixas etárias e alguns deles menos propícios à utilização de soluções tecnológicas, foram tomados cuidados especiais como delegação de tarefas e upload de documentos do método antigo.
Dada a importância de garantir a intercambialidade entre o método clássico e o novo método digital introduzido pela plataforma foi implementada uma funcionalidade de produção automática de relatórios que espelham a antiga documentação que estava na base da gestão clássica do processo.
Benefícios.
Âmbito nacional
É possível a partir de qualquer local gerir percursos e formações de todas as regiões do país.
Flexibilidade geográfica
Todos os formandos se podem inscrever em formações numa localidade fora da sua área, sem comprometer nem aumentar a complexidade da gestão do seu processo.
Regras do processo
Todas as regras do manual de formação de adultos estão incluídas na solução, garantindo que todos os participantes as cumprem da mesma forma.
Garantia de assiduidade
A gestão informatizada permite garantir que todos os dirigentes participam de forma regular na formação contínua de forma a manter as qualificações.
Funcionalidades.
De entre outras funcionalidades, são apresentadas aquelas que distinguem a solução desenvolvida de outras alternativas:
Informação simplificada
A solução desenvolvida, além de ser o núcleo central da gestão de toda a informação, permite a cada um dos intervenientes visualizar e gerir a sua informação e realizar as suas tarefas de forma simplificada.
A todo o momento, o formando pode consultar na plataforma o estado do seu percurso através de um fluxograma explicativo. Caso tenha alguma tarefa pendente, pode ser notificado nesse sentido.
Gestão de cursos, percursos e formações
A plataforma permite gerir todos os cursos, percursos e formações. Cada um destes módulos têm um fluxo de ações com timings específicos, que são apresentados de forma simples e intuitiva, permitindo uma noção imediata das várias fases.
Formulários incorporados
Ao longo do percurso, existe a necessidade de acompanhar a formação através de formulários intercalares de auto-avaliação preenchidos pelo candidato, com análise automática de resultados e desenho do perfil do candidato.
No seguimento dessa auto-avaliação, é possível definir metas e objetivos de formação também através da plataforma.
Pagamentos integrados
As participação nas formações, cursos e percursos pode implicar um pagamento, que poderá ser efetuado através da plataforma para simplificar procedimentos administrativos.
Relatórios automáticos e intuitivos
A exportação de relatórios físicos idênticos aos utilizados até agora, permite fazer a ponte entre a nova solução digital e o método antigo.
Solução tecnológica.
A solução baseia-se numa plataforma web com front-end desenvolvido em React.js, back-end desenvolvido em Node.js e base de dados em MySQL. Esta solução foi desenvolvida com a consciência de que seria utilizada por milhares de utilizadores, cada um com um papel distinto, tendo sido tomado um especial cuidado com a otimização da solução nomeadamente na escolha de tecnologias lightweight no seu desenvolvimento.
Impacto da solução.
Com o desenvolvimento desta solução, o Corpo Nacional de Escutas digitalizou um processo complexo e demorado, abriu as portas para a implementação da formação contínua e permite agora uma maior sinergia entre as diferentes regiões do país, permitindo inscrições de formandos em formações e cursos fora da sua região.
Tudo isto é feito sem aumentar a complexidade da gestão de todo o processo. Estes novos processos não seriam possíveis sem a implementação desta solução digital, que abriu um novo conjunto de possibilidades para o CNE.
